9.12 ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ОТЧЕТА
Инструкция водителю автомобиля по заполнению отчёта о выполнении задания в рейсе
1. Настоящая рабочая инструкция определяет порядок заполнения отчета водителя по выполненному рейсу.

2. Все приложения к настоящей инструкции являются её неотъемлемой частью.

3. Отчет водителя по рейсу заполняется водителем поэтапно в процессе выполнения рейса. Не допускается заполнять ВЕСЬ отчет по рейсу после возвращения из рейса. Все этапы выполнения рейса, участки движения, заправки автомобиля топливом и реагентом и прочие данные должны вноситься водителем автомобиля в отчет непосредственно после их осуществления. Допускается внесение данных в отчет в перерывах между движением, например, вечером во время нахождения «на паузе», а также во время ожидания документов на местах погрузки, выгрузки, таможенного оформления.

Другими словами, водитель автомобиля обязан заполнять отчет в рейсе, частями, ежедневно записывая информацию, переходя от одного этапа к другому, а не начинать все писать при возвращении из рейса перед сдачей отработанных документов. В рейсе у каждого водителя достаточно времени, чтобы заполнить отчет аккуратно, без спешки.

4. Перечень документов, подлежащих ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ сдаче водителем экономисту:
a. Путевой лист.
b. Отчёт водителя по рейсу (с расписанным маршрутом).
c. Дополнительный расход топлива в рейсе (если был).
d. Чеки по всем заправкам дизельным топливом и реагентом Adblue за наличный расчет
(своими деньгами/своей картой)
e. Копии CMR на ВСЕ перевозимые грузы в рейсе.
f. Отчет водителя по рейсу (события и затраты) / затраты в рейсе, оплаченные водителем за
наличный расчёт.
g. Все имеющиеся чеки по наличным затратам.
h. Бланк передачи ТМЦ (при наличии слива/перелива топлива/реагента).
i. Объяснительная по пережогу (при наличии пережога).
j. Копия паспорта со всеми штампами о пересечении границ за время выполнения рейса.

Все вышеперечисленные бланки необходимо получать на офисе у документооборота в необходимом количестве. Не сдача отчета по причине «у меня закончились бланки» не принимается.

Оригиналы CMR с печатями, разрешения, заполненный реестр документов, акты выполненных работ ТЛЦ за безналичный отчет и т.д. НЕОБХОДИМО СДАВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТУ, а не экономисту в отчет.

5. «Путевой лист»

5.1. В полученном путевом листе водитель фиксирует дату и время выезда в соответствующей графе «Выезд на линию». Показания одометра, остаток топлива и реагента при выезде должны равняться показаниям «возвращения с линии» по предыдущему путевому листу.

5.2. Остатки топлива в тягаче и рефрижераторе, остатки реагента, отопитель, кандиционер, АКБ, время работы двигателя при отрицательных температурах -25 и ниже, часов, а также показания одометра и моточасов при возвращении в путевом листе водителем НЕ ЗАПОЛНЯЮТСЯ (допускается заполнение только карандашом).

5.3. В графе «Заправка ТСМ» водитель прописывает все заправки дизельным топливом и реагентом Adblue за наличный и безналичный расчёт.

5.4. Внизу путевого листа водитель проставляет две подписи: первую – при принятии автомобиля, вторую – при сдаче автомобиля.

5.5. Путевой лист подлежит обязательной сдаче экономисту вместе с отчётом.

6. «Отчёт водителя по рейсу»

6.1. Вверху отчета водителя по рейсу обязательно прописывается: ФИО водителя/водителей (при экипаже), номер путевого листа, дата и время выезда, дата и время возвращения, маршрут движения (буквенными обозначениями, например, BY-RU-KZ-UZ-KZ-RU-BY), гос. номер авто и полуприцепа.

6.2. Пункт отправления: в первую ячейку этого столбца записывается название того населенного пункта, из которого начинается движение по путевому листу у водителя (одного или в составе экипажа), выезжающего в рейс. Никакие условные обозначения, например, «база», «стоянка», «разгрузка», «загрузка», «перецепка», «граница», «таможня» и т.д. не допускаются. Если рейс начинается с места погрузки, разгрузки, таможенного оформления или пограничного перехода, то в ячейку «Пункт отправления» записывается название населенного пункта или пограничного перехода. Далее во всех ячейках столбца «Пункт отправления» записывается название населенного пункта, которое указано в ячейке «Пункт назначения» строкой выше.

6.3. Пункт назначения: в ячейке этого столбца нужно вписывать НАСЕЛЕННЫЕ ПУНКТЫ, которые являются конечными на каждом участке движения в течение рейса. К ним в обязательном порядке относятся Базы, все места погрузки, разгрузки, перецепки, перегрузки, таможенного оформления, все пограничные переходы и АЗС, на которых производилась заправка автомобиля топливом (и реагентом, если это было необходимо).
При этом пограничные переходы должны быть обозначены кратким буквенным обозначением BY/RU (т.е. погран. переход Беларусь–Россия) и название самого перехода.
Пункты заправки должны быть обозначены так: АЗС + название населенного пункта. Если населенного пункта нет, то должен быть указан ближайший населенный пункт.
Пример: АЗС Борисов.

В отчете должны быть указаны ВСЕ места заправок автомобиля за время выполнения рейса.

6.4. В ячейках столбца «Дата отправления» проставляются даты выезда из каждой точки отправления по каждой строке отчета. Дата проставляется цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Допускается не указывать год.

6.5. В ячейках столбца «Показания одометра в пункте отправления» указываются показания одометра на момент выезда из каждой точки отправления, в том числе выезда с АЗС после очередной заправки. Показания указываются в целых км, без значений после запятой.

ВАЖНО!!! Показания одометра указываются в пункте ОТПРАВЛЕНИЯ, а не НАЗНАЧЕНИЯ!!!

6.6. В ячейках столбца «Пробег на участке» указывается то количество километров, которое автомобиль проехал от пункта отправления до пункта назначения, указанных в данной конкретной строке отчета. Пример: если от пункта отправления «А» до пункта назначения «Б» автомобиль проехал 313 км, а от пункта Б до пункта В – 724 км, то отчет выглядит так:
Необходимо ВСЕГДА сверять сумму пробегов на участках и разницу одометров при возвращении и выезде. При несовпадении/неправильном написании пробегов на участках, отчет возвращается на доработку.

6.7. Количество заправленного топлива указывается в ячейке справа «Заправлено топливо, л».

Обязательно всегда прописывать количество заправленного топлива, а также принятого топлива по бланку передачи ТМЦ.

6.8. В ячейках столбца «Название топливной карты» указывается название того топливного оператора, по карте которого производится заправка топливом. Допускается сокращение, например Газпромнефть – ГП. Если заправка производится за наличный расчет, то в эту ячейку записывается слово «наличные».

6.9. В ячейках столбца «Вес перевозимого груза, кг» обязательно указывается масса перевозимого груза на участке от точки отправления до точки назначения. Вес указывается в соответствии с данными, указанными в CMR (11 графа в CMR), в килограммах без округлений и прописывается в каждой графе.

Если во время выполнения задания погрузка или выгрузка производится в нескольких местах, то нужно суммировать или вычитать вес догружаемого/выгружаемого груза.
Если автопоезд не загружен, то на таком участке в ячейку «Вес перевозимого груза, кг» пишется «пустой».

6.10. В ячейках столбца «Номер полуприцепа» обязательно указывается номер полуприцепа полностью.
При езде без полуприцепа, т.е. тягачом, в ячейках столбца «Номер полуприцепа» НЕОБХОДИМО указывать «тягач».

6.11. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ оставлять вышеперечисленные графы пустыми. Не использовать знак «- // -», «-» и т.д.

6.12. Все остальные пункты отчета заполняются в соответствии с названиями пунктов. Как пункт называется, та информация в нём и отражается.

7. «Дополнительный расход топлива в рейсе»

7.1.Дополнительный расход топлива в рейсе заполняется водителем в случае пользования автономным отопителем, кондиционером и подзарядкой АКБ.

7.2. Расход топлива на автономный отопитель, отопитель при простое, кондиционер и подзарядку АКБ списывается согласно приказу «Об установлении норм расхода топлива для грузовых транспортных средств Общества» для соответствующего парка.

8. «CMR»

8.1. К каждому отчету водитель ОБЯЗАН приложить копии ВСЕХ CMR по всем перевезенным/перевозимым грузам, не зависимо от того, закончена ли перевозка груза или нет. Если копии CMR не приложены, то данный пробег будет считаться порожним.

9. «Бланк передачи ТМЦ»

9.1. Бланк передачи ТМЦ заполняется при наличии слива/перелива топлива/реагента между бортами одного парка.

9.2. Не допускается осуществлять передачу топлива между бортами разных парков.

9.3. Бланк передачи ТМЦ оформляется в двух экземплярах: 1 экземпляр – водителю, передавшему топливо/реагент, второй – водителю, принявшему топливо/реагент. Каждый водитель проставляет своё подпись на каждом экземпляре.

9.4. Бланк передачи ТМЦ, в котором происходит передача таких ТМЦ, как доски, цепи и т.д. в отчет не сдаются, а передаются САМОСТОЯТЕЛЬНО ВОДИТЕЛЕМ механикам на КПП.

10. «Объяснительная по пережогу»
10.1 Объяснительная по пережогу оформляется при наличии пережога и сдаётся вместе с отчетом в момент сдачи, а не через какое-то время.

10.2. В объяснительно по пережогу указываются причины возникновения пережога.

11. «Чеки по всем заправкам дизельным топливом и реагентом Adblue»

11.1. Обязательной сдаче подлежат чеки по всем заправкам дизельным топливом и реагентом Adblue отдельно за наличный расчет (своими деньгами/своей личной картой). Данные чеки должны лежать отдельно от чеков за наличный расчет, а не все в перемешку.

12. «Отчёт водителя по рейсу (события и затраты) / затраты в рейсе, оплаченные водителем за наличный расчёт». «Чеки по наличным затратам»

12.1. В отчете водителя по рейсу (события и затраты) (одна сторона) ОБЯЗАТЕЛЬНО указывается ФИО водителя, номер путевого листа, гос. номер авто и полуприцепа, дата выезда, дата возвращения, подпись водителя.

12.2. В отчете водителя по рейсу (события и затраты) водитель заполняет только те затраты, которые непосредственно у него были в текущем рейсе (расцепка, сцепка, простой и т.д.).

12.3. В отчете водителя по рейсу (события и затраты) ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо заполнять таблицу «Заправки реагентом Adblue за рейс», если были заправки. Прописывать дату, количество ВСЕХ заправленных литров, название карты, если заправка была по карте, или прописывать «наличными», если заправка была за наличный расчёт. При покупке реагента Adblue за наличный расчет, помимо данной таблицы необходимо прописать это в «Затраты в рейсе, оплаченные водителем за наличный расчёт».

12.4. В отчете водителя по рейсу (события и затраты) при наличии акта выполненных работ ТЛЦ за наличный расчет сдается в отчет, за безналичный расчёт – сдается только документообороту.

12.5. Затраты в рейсе, оплаченные водителем за наличный расчёт (вторая сторона), – подлежат заполнению при наличии затрат, оплаченных за наличный расчёт. Прописывается дата, сумма, валюта, страна в буквенном сокращении и название затраты (при наличии чека, в скобках пишем «чек»). Например, 20.10.23 500 тенге КЗ стоянка (чек).

12.6. Не допускается суммировать затраты.

12.7. При покупке дизельного топлива/керосина/реагента Adblue за наличный расчет, необходимо указывать количество литров.

12.8. При рейсах в такие страны, как Турция, Грузия, Азербайджан, Китай, Узбекистан и т.д., необходимо на чеках (чеки не на русском языке) подписывать порядковый номер из затраты из документа «Затраты в рейсе, оплаченные водителем за наличный расчёт».

Пример: в «Затраты в рейсе, оплаченные водителем за наличный расчёт» пункт 1 – это 20.10.23 50 лир Турция стоянка (чек), соответственно, на чеке карандашом пишем порядковый номер, то есть «1».

13. Заполнять отчет необходимо аккуратно, писать разборчиво, предпочтительно печатными буквами. Вносить исправления в отчет следует также аккуратно. Если нужно исправить написанное, допускается зачеркнуть неверные данные тонкой линией и написать верную информацию рядом (если достаточно места), или в новой строке. Внесенные исправления должны быть понятны, логичны, легко читаться.
Если отчёт будет написан неразборчиво, он будет возвращён на доработку. На доработку отчёта отводится один день.

14. Каждый отчет необходимо сдавать в отдельном файле, а не помещать несколько отчетов в кучу в один файл.

15. Отчёт необходимо отдавать своему экономисту (либо лицу его заменяющему) лично в руки в рабочее время, чтобы он проверил его на правильность и полноту заполнения в момент сдачи.

16. Если рейс выполнял экипаж в составе двух водителей, то отчет может сдаваться один, но с двумя подписями, а также «Отчёт водителя по рейсу (события и затраты)/затраты в рейсе, оплаченные водителем за наличный расчёт» и чеки по наличным затратам должен сдать каждый водитель. Этот пункт касается и рейсов со стажерами.

21. Информацию по отчётам, балансу, различным суммам водитель может узнать только при личном присутствии на офисе. Передача данной информации по телефону, через Вайбер или посредством третьих лиц запрещена.

23. При общении с сотрудниками компании водитель должен соблюдать субординацию, не позволять себе применять ненормативную лексику.
This site was made on Tilda — a website builder that helps to create a website without any code
Create a website